Служебные записки документооборот

Внутренние электронные документы. Служебные записки. Автоматизация

Служебные записки документооборот

“Внутренняя согласованность ценится больше эффективной работы”

Внутренние документы. служебные записки в системе escom.bpm

Система документооборота ESCOM.BPM обеспечивает комплексную автоматизацию процесса работы с внутренними документами.

Комплексная автоматизация делопроизводства невозможна без процесса работы в электронном виде со служебными записками, докладными, объяснительными и прочими.

Внедрение данного процесса позволяет полностью отказаться от бумаг при работе с внутренними электронными документами и полностью перейти на безбумажный документооборот. 

Перейдя по этой ссылке, Вы можете узнать стоимость программы для работы со служебными записками в электронном виде.

МАРШРУТ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ, ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА

Электронный документооборот внутренних документов состоит из следующих этапов:

  • Формирование проекта внутреннего документа
  • Согласование
  • Регистрация внутреннего документов
  • Рассмотрение документа получателем
  • Формирование резолюций
  • Контроль исполнения поручений по документу
  • Формирование ответа
  • Архивное хранение внутреннего документа

Система электронного документооборота автоматически управляет маршрутом документа, статусами внутренних документов и правами доступа пользователей. При наступлении следующего этапа работы система автоматически доставляет уведомление очередному участнику работы с внутренним документом.

КАРТОЧКА СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ, ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТА

Карточки внутренних документов создаются в системе документооборота сотрудниками в подразделениях. Карточка содержит информацию об отправителе и получателе документа, а так же заголовок, дату создания и регистрационную информацию. В карточке можно указать вид внутреннего документа, выбрав его из классификатора видов документов (служебная записка, докладная и т.п.).

При необходимости проводится электронное согласование внутреннего документа. Для этого на странице “согласование” нужно поставить галочку в поле “Нужно провести электронное согласование документа” и заполнить модель согласования.

В карточке документа отображаются сформированные резолюции и ход их исполнения, а так же ссылка на подготовленный ответ.

РЕГИСТРАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК, ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

В системе ESCOM.BPM предусмотрена возможность автоматической регистрации документа, а так же режим регистрации с участием Регистратора. При автоматической регистрации номер документу присваивается системой после завершения согласования.

 Регистрацию внутреннего документа осуществляет Регистратор. О поступлении внутреннего документа на регистрацию система уведомляет Регистратора с помощью уведомления. В системе документооборота ведётся журнал регистрации внутренних документов.

Формирование регистрационного номера осуществляется автоматически по заданному шаблону.

Для исключения повторного использования регистрационного номера при регистрации выполняется проверка на наличие ранее зарегистрированного документа с такими же атрибутам.

После того как документ зарегистрирован, Инициатору автоматически направляется уведомление, и он может отправить зарегистрированный документ Получателю.

УЧЁТ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Для классификации внутренних документов и контроля сроков хранения внутренних документов в системе документооборота используется номенклатура дел.

Система документооборота содержит журналы внутренних документов и возможность атрибутного и полнотекстового поиска карточек внутренних документов.

Поддерживается возможность штрих-кодирования внутренних документов и учёт мест хранения оригинала внутреннего документа.

ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТА НА БЛАНКЕ

СЭД позволяет сформировать бланк внутреннего документа по шаблону. При формировании бланка система подставляет в выбранный шаблон значения из карточки внутреннего документа. Бланк внутреннего документа можно распечатать или экспортировать в файл нужного формата.

КАК КУПИТЬ РЕШЕНИЕ ДЛЯ РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Процесс работы со внутренними документами можно приобрести в составе редакции “Стандартная-ДЕЛО” и редакции “Стандартная-ПРОФ” системы ESCOM.BPM. Для покупки лицензий Вам необходимо прислать нам письмо на sales@escom-bpm.

com или позвоните нам по телефону 8-495-255-0099. В письме укажите выбранную редакцию, количество требуемых  лицензий и прикрепите файл с реквизитами Вашей организации.

Мы подготовим для Вас коммерческое предложение на поставку и внедрение СЭД ESCOM.BPM

Вы также можете самостоятельно выписать счёт на оплату, сделав заказ в нашем интернет магазине www.sales.escom-bpm.com Вам необходимо приобрести одну серверную лицензию редакции “Стандартная-ДЕЛО” и нужное количество клиентских лицензии для редакции “Стандартная”.

Возврат к списку

Источник: http://www.escom-bpm.com/services/71.html

Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?

Служебные записки документооборот

На практике довольно часто вместо докладной составляют служебную записку или справку. Статья дает четкое представление о том, в какой ситуации составление какого вида документа уместно. Кроме того, объясняются правила и приводятся образцы оформления этих документов.

Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

  • Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
  • Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ.

Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ.

Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

  • внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
  • внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

  • наименование структурного подразделения;
  • вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • адресат;
  • подпись составителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

 

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации.

При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей.

В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки.

Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Пример 2

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

 

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике.

В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

Пример оформления служебной записки:

 

Справка

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

В зависимости от целей составления справки могут быть:

  • аналитические,
  • отчетные или
  • информационные.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).

 

При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

  • полноты и достоверности фактов и сведений;
  • правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
  • точности датирования;
  • соблюдения уровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.

Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется.

Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.

Пример оформления справки служебного характера:

 

Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/oformlenie-dokumentov/34682-dokladnye-sluzhebnye-zapiski-i-spravki-v-chem-raznitsa/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.