Сроки сдачи авансового отчета по командировке

Срок сдачи авансового отчета по командировке и другим денежным средствам, выданным под отчет

Сроки сдачи авансового отчета по командировке

» Организация бизнеса » Бухгалтерия » Расчеты » Наличные » Подотчет » Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию

А знаете ли вы, сколько сроков предусмотрено для отчета перед предприятием по полученным подотчетным средствам? На самом деле их несколько. И каждый — установлен для своего этапа отчетности.

С какого момента возникает обязанность по сдаче авансового отчета?

Единственный нормативный документ, который устанавливает сроки для отчета по выданным под отчет деньгам, — это Указание Банка России №3210-У от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций». В п. 6.3 (абз.

2) данного Указания установлено, что для сдачи авансового отчета установлен срок в три рабочих (!) дня.

И многие начинающие бухгалтеры ошибочно начинают отсчет этого трехдневного срока с момента выдачи денежных средств под отчет.

На самом деле течение трехдневного срока для отчета начинается:

  • со дня, следующего за днем окончания срока, на который выданы средства под отчет. Данный срок в каждом конкретном случае устанавливается в заявлении лица, которое просит выдать ему деньги под отчет. Причем, руководитель организации (или предприниматель) может, как подтвердить срок, на который просит сотрудник средства, так и изменить его, продлив или сократив. И именно этот срок, который утвердил руководитель в заявлении, будет считаться официальным. И именно по его окончании в течение 3-х рабочих дней сотрудник будет обязан отчитаться по расходу выданных ему средств;
  • со дня выхода сотрудника на работу. Как правило, этим сроком «пользуются», когда работник вернулся из командировки. Но не будет ошибкой применение указанного срока и к выходу сотрудника с больничного листа или из отпуска, например. Также очень часто этой формулировкой пользуются в том случае, когда трехдневный срок для отчета попадает на выходные дни и (или) не рабочие праздничные дни. Ведь отчитаться сотрудник должен в течение 3-х рабочих, а не календарных дней.

Стоит отметить, что Указание Банка России №3210-У содержит в абз.2 п.6.3 указание на 3 дня срока для отчета по подотчетным средствам, как на максимальный срок, в течение которого нужно отчитаться. Но при этом не будет ошибкой, если сотрудник предоставит авансовый отчет гораздо раньше. Например, задолго до окончания срока, на который выданы ему средства под отчет.

Кроме того, в Указании Банка РФ №3210-У не содержится ограничения и на длительность самого срока, на который могут быть выданы средства. Иными словами, деньги можно выдать и на месяц, и на полгода, и даже на год. Причем, этот срок следует утвердить в приказе или в распоряжении руководителя предприятия (предпринимателем).

Однако в п.7 Указания №3210-У предусмотрена обязанность по определению юридическим лицом и предпринимателем:

  • мероприятий для обеспечения сохранности наличных средств при ведении кассовых операций (а выдача денег под отчет и отчет по ним относится к кассовым операциям), при транспортировке и хранении денег;
  • порядка и сроков инвентаризации с целью установления фактического наличия в кассе наличных средств.

Поэтому, если срок, на который выданы средства под отчет, достаточно длительный, то организации и предпринимателю следует предусмотреть мероприятия по контролю этих средств.

Например, периодическую сдачу авансового отчета с документами, подтверждающими расходы, в течение срока, на который эти деньги были выданы. Тем более, никто не запрещает подобный контроль. Ведь в п.6.3 Указания №3210-У отражена лишь обязанность подотчетного лица по сдаче авансового отчета в крайний срок, который предусмотрен для этой цели.

И еще один момент: если и у работника (подотчетного лица), и у бухгалтера (главного бухгалтера или руководителя предприятия), принимающего авансовый отчет, один режим работы, то 3 рабочих дня, предусмотренные для сдачи авансового отчета, не вызовут трудностей. А если бухгалтер или иное уполномоченное лицо работают всего 5 дней в неделю, а подотчетное лицо — по своему графику?

В этом случае нужно учесть следующее:

  • в п. 6.3 Указания Банка России №3210-У четко сказано, что авансовый отчет должен быть предъявлен бухгалтеру, либо главному бухгалтеру (либо руководителю предприятия, если должности бухгалтера в штате нет);
  • сдать авансовый отчет нужно в течение 3-х рабочих дней либо по истечении срока, на который были выданы средства, либо со дня выхода сотрудника на работу.

Совместить эти два требования, если у подотчетного лица и у бухгалтера разные графики работы получается довольно сложно. Поэтому можно предусмотреть в Положении о подотчетных лицах (например) сдачу авансового отчета уполномоченному лицу, которое в отсутствие бухгалтера (главного бухгалтера, руководителя) будет это делать.

Когда нужно вносить остаток неизрасходованной подотчетной суммы?

Абз.2 п.6.3. Указания Банка России №3210-У говорит о поэтапном отчете сотрудником за полученные им средства:

  • сначала, как только закончился срок, на который выдавались подотчетные суммы, такой сотрудник должен в течение 3-х дней сдать авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы;
  • затем начинается второй этап – проверка авансового отчета бухгалтером либо главным бухгалтером (при их отсутствии, как должностей, данную проверку может провести и руководитель компании, или предприниматель);

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/buhgalteriya/raschety/nalichnye/podotchet/srok-sdachi-avansovogo-otcheta.html

Инструкция: составляем авансовый отчет по командировке

Сроки сдачи авансового отчета по командировке

Шаблоны и формы Авансовый отчет по командировке — это специальный документ, в котором сотрудник, получивший денежные средства авансом, отчитывается за их использование. В статье рассмотрим действующий в 2019 году порядок и актуальный образец, как составить авансовый отчет по командировке.

14 сентября 2019 Евдокимова Наталья

Если работнику организации выдаются денежные средства подотчет, то по истечении определенного срока времени специалист обязан отчитаться, как и на какие цели потратил выделенный аванс. В основном деньги выдают сотрудникам при их командировании в служебные поездки.

Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:

  1. Расходы на проезд.
  2. Затраты на аренду жилья.
  3. Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
  4. Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.

Отметим, что нормативы оплаты командировочных расходов компания устанавливает самостоятельно. Подробно обо всех тонкостях ситуации читайте в статье «Как правильно оплатить командировку в 2019 году».

Следовательно, сотрудник должен отчитаться о том, как он истратил командировочные деньги. Причем для отчетности придется заполнить специальный бланк: авансовый отчет по командировке 2019 (АО).

Форма документа

Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк.

На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности.

Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

Заполняем лицевую часть

Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:

  1. Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
  2. Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
  3. Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
  4. Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.

Пример заполнения авансового отчета по командировке (лицевая сторона):

Заполняем оборотную часть

Переходим к заполнению оборотной части документа:

  1. В таблице поочередно следует заполнить графы 1-6. Здесь перечислите все документы, подтверждающие назначение и целесообразность произведенных затрат. В 4 графе распишите, какой документ (чек, приказ, квитанция) стал основанием для проведения расходов.

Все документы, которые подтверждают произведенные затраты в командировке, приложите к авансовому отчету. В ином случае расходы будут считаться неподтвержденными, а следовательно, деньги придется вернуть.

  1. Пустые строки зачеркните, как положено при оформлении бухгалтерской документации (показано на рисунке).
  2. Подведите итоги в нижнем разделе таблицы.
  3. Графы 7-10 заполняет бухгалтер, ответственный за отражение расчетов с подотчетными лицами.
  4. Достоверность указанных сведений внизу оборотной стороны АО подтверждает подотчетное лицо, то есть командированный сотрудник.

После внесения бухгалтерских записей документ проверяется главным бухгалтером и только после контроля подается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный АО вместе с подтверждающей документацией подшивается с аналогичной отчетностью и хранится в архиве организации.

Готовый образец заполнения авансового отчета по командировке будет выглядеть так:

Важное о сроках

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-sostavlyaem-avansovyy-otchet-po-komandirovke

Сроки авансового отчета

Сроки сдачи авансового отчета по командировке

Сотрудник, которому организация выдала под отчет денежные средства на выполнение производственного задания, обязан отчитаться по ним в течение установленного времени. Точные сроки сдачи авансового отчета разбираем в материале ниже.

В течение какого времени необходимо сдать авансовый отчет?

Законодательным актом, регламентирующим срок предоставления сотрудником отчета по потраченным средствам, является Указание Банка РФ №3210-У, по которому он составляет 3 рабочих дня.

Однако в акте не указано, с какого именно дня необходимо начинать отсчет, поэтому нередко при учете авансовых средств возникает ошибка. Для её исключения необходимо запомнить, что трехдневный срок предоставления авансового отчета начинается:

  1. С рабочего дня, следующего после даты, указанной в заявке на выдачу средств. Эту дату, в рамках заявления на аванс, подотчетный сотрудник заполняет самостоятельно. Если дата подтверждена руководителем организации, то она является официальной, и в течение трех рабочих дней после ее наступления сотрудник должен предоставить отчет по израсходованным средствам.
  2. С момента, когда сотрудник вышел на работу, а именно в течение трех рабочих дней после его возвращения из командировки, отпуска или больничного. Это правило также действует, если срок предоставления авансового отчета в бухгалтерию совпал с выходными или государственными праздниками — считаются именно рабочие дни, а не календарные.

Обратите внимание, что в Указании Банка, речь о котором шла выше, три дня определены как максимальный срок предоставления авансового отчета в бухгалтерию компании. Это значит, что подотчетный сотрудник вправе предоставить документ и до наступления даты, указанной в заявке на выдачу аванса.

Как добиться сдачи авансовых отчетов сотрудниками в срок?

Компании, которые понимают, что время — это деньги, стремятся максимально оптимизировать работу своих сотрудников. Для этого они внедряют инструменты, которые позволяют автоматизировать даже такие узкоспециализированные бизнес-процессы, как обработка авансовой отчетности. За пример возьмем облачное приложение Hamilton Авансовый отчёт.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

В приложении Hamilton Авансовый отчет все участники бизнес-процесса легко взаимодействуют в онлайн режиме.

Подотчетный сотрудник с любого мобильного устройства вносит необходимые  расходы в электронный авансовый отчет и прикрепляет к нему фото подтверждающих документов — остальная информация уже заполнена за него по умолчанию.

Таким образом бухгалтера всегда получают 100% правильно оформленные отчеты, а все бухгалтерские проводки формируются автоматически. Руководителю остается одним кликом утвердить документ и завизировать его электронной цифровой подписью.

В компаниях, которые используют такой инструмент, весь бизнес-процесс занимает вдвое меньше времени и все авансовые отчеты сдаются сотрудниками точно в срок — реальные подтверждения этому можно найти в разделе сайта Кейсы.

Сроки оформления авансового отчета по неизрасходованным суммам

Указание Банка РФ №3210-У также регламентирован поэтапный отчет по средствам, выданным сотруднику, а именно: сдача авансового отчета и прикрепленных к нему подтверждающих документов, далее проверка правильности заполнения документа, и в заключении — его утверждение. После того, как руководитель организации утвердил авансовый отчет, проводка завершается, и остаточная сумма (при ее наличии) вносится в кассу.

Право обязывать сотрудника предоставлять авансовый отчет по неизрасходованным средствам предоставлено руководителю организации. Четких указаний на этот счет нет, однако в случае отсутствия документа налоговые органы могут предъявить претензии. Вот почему составлять авансовый отчет вне зависимости от факта затрат или его отсутствия всё равно необходимо.

При этом сроки представления авансового отчета по неизрасходованным средствам также составляют 3 рабочих дня с момента выдачи средств, возвращения подотчетного сотрудника из командировки или других точек отсчета, установленных в приказе организации.

Что еще важно знать о сроках авансовых отчетов?

Кассовые деньги могут выдаваться сотруднику на один день, месяц или год.

Строгих ограничений здесь нет, главное, чтобы руководитель компании утвердил этот срок в соответствующем приказе. В этом случае на юридическое лицо или предпринимателя также возлагаются следующие обязанности:

  • обеспечить сохранность выданных средств в случае ведения кассовых операций, а также при их перевозке и хранении;
  • утвердить сроки и правила инвентаризации, необходимой для установления факта наличия денег в кассе.

Таким образом, если сроки сдачи авансового отчета довольно длительные, необходимо обеспечить мероприятия по контролю за выданными сотруднику средствами.

Один из методов контроля за такими подотчетными суммами — периодическая приёмка у сотрудника документации, подтверждающей текущие расходы на реализацию производственной задачи.

Этот метод обговаривается заранее и фиксируется в приказе в рамках внутренней отчетности организации.

Денежные средства могут перечисляться сотруднику на банковскую карту.

При этом карта может как принадлежать самому сотруднику, так и быть корпоративной – выпущенной от имени компании специально для таких целей. В какие сроки отчитываемся и сдаем авансовый отчет в этом случае?

Что касается сроков составления авансового отчета при перечислении служебных денег на карту, то здесь четких законодательных требований нет. Всё в том же указании №3210-У отражены правила работы только с наличными деньгами (банкнотами и монетами РФ), и ни один пункт не отражает отчетность по безналичным средствам.

Таким образом, предприятие в лице руководителя само принимает решение о сроках, в которые сотрудник обязан отчитаться по авансовому отчету. Как правило, практикуется порядок, регламентирующий работу с наличными подотчетными деньгами. Вся специфика отчетов прописывается в приказах и других документах внутренней отчетности юридического лица.

Не всегда режимы работы сотрудника, получившего деньги, и бухгалтера или руководителя совпадают.

Какие именно 3 рабочих дня в этой ситуации считаются крайними сроками сдачи авансового отчета в бухгалтерию? Здесь снова опираемся на два требования:

  1. Согласно законодательству, авансовый отчет должен быть сдан бухгалтеру, главбуху или руководителю, выполняющему функции бухгалтера.
  2. По умолчанию, сдать документ необходимо в 3-х дневный срок с даты получения работником аванса или с момента его выхода на работу.

Учесть оба эти требования при различиях в графике работы сотрудников бывает сложно, поэтому организации необходимо заранее предусмотреть порядок предоставления авансового отчета в соответствующем Положении о подотчетных лицах. Обычно, его составляет бухгалтер, а утверждает руководитель.

Источник: https://hamiltonapps.ru/sroki-avansovogo-otcheta/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.