Установленный срок хранения данных предусмотренный законом

Срок хранения персональных данных работника | Прекращения использования ПДн

Установленный срок хранения данных предусмотренный законом

Законодательством Российской Федерации определено понятие персональных данных (ПДн) как информация, которая относится к физлицу (названному субъектом персональных данных), предоставляется иным физическим либо юридическим лицам. В целях обеспечения безопасности граждан и защиты от незаконного получения ПДн законодательство разрабатывает нормативные акты, регламентирующие процедуру работы с такими данными.

Порядок хранения личных данных работников предприятия

Любые трудовые отношения должны начинаться с подписания документов (об оказании услуг, по кредитованию и др.

), заключения трудовых контрактов, приказов с обязательным занесением в эти бумаги личной информации о служащих (фамилии, имени, отчества, адреса – фактического и места прописки, информации о предыдущем рабочем месте, стаже и пр).

Поэтому каждый работодатель по закону обязан знать процедуру обработки личных данных своих служащих и выполнять ее.

Существует ряд требований и нормативов, с учетом которых работодатель обязуется производить хранение и использование такой информации:

  • период нахождения персональной информации в базе не должен превышать времени, отведенного на реализацию целей и задач, для которых необходима обработка этой информации;
  • сразу после решения этих задач и достижения целей всю использованную информацию о работнике требуется обезличить и удалить либо уничтожить;
  • если пропала необходимость в дальнейшем хранении и использовании ПДн – такие данные также подлежат уничтожению.

Руководителем организации назначается ответственное лицо (оператор), на которое возлагается функция по защите личных данных всего штата (хранение, обработка, использование, корректировка, передача, удаление). Если в какой-то момент оператор не может выполнить свои обязанности, он должен делегировать эти полномочия иному служащему фирмы с составлением и подписанием официального приказа. 

В таком приказе указывается обязательство обеспечения абсолютной конфиденциальности и безопасности хранимых ПДн.

Кто имеет право использования персональных данных

Федеральный закон установил перечень лиц, которые могут производить действия с конфиденциальными данными сотрудников:

  • сотрудник, назначенный на должность оператора ПДн;
  • заместитель директора по административной работе;
  • HR-менеджер;
  • начальник кадрового отдела.

Однако остальные сотрудники компании, также периодически сталкиваются с личными сведениями работников при работе с документами. Это бухгалтеры, секретари специалисты по ведению баз данных, специалисты по работе с персоналом.

Все должностные лица предприятия, которые осуществляют обработку ПДн сотрудников, обязаны обеспечить сохранностьдокументов, в которых ведется учет кадров, графиков выплат заработной платы, рабочих смен и прочих кадровых сведений.

Ограничение времени хранения ПДн

Законодательство Российской Федерации предусматривает, что хранение персональных сведений не должно осуществляться дольше того времени, которое отведено на достижение целей, для которых они обрабатывались.

В некоторых случаях это время устанавливается самим субъектом ПДн либо законодательством.

Во всех остальных случаях оператор определяет и устанавливает срок нахождения данных в базе, а также условия для их удаления (прекращения использования).

Законом предусмотрено право выбора одного из этих условий: либо установить период хранения, либо установить факт прерывания обработки после наступления определенного обстоятельства. Выбор варианта зависит напрямую от вида деятельности организации. Например, для составления статистических отчетов в конце года данные больше не понадобятся, поэтому они должны быть уничтожены.

Медицинские заведения обязаны хранить ПДн длительный срок. Именно поэтому законодательство РФ позволяет выбирать операторам временные рамки либо конкретное событие для прекращения обработки имеющейся информации.

Но все-таки законом установлен срок, в пределах которого разрешено хранение ПДн. Поэтому все трудовые книжки и трудовые договоры, которые не забрал субъект, должны помещаться в специальный архив организации до их востребования. Если же документы больше не понадобятся – все равно их должны сохранять не менее 50 лет.

Где еще хранятся ПДн работников?

Система пенсионного страхования служащих также располагает данными о работниках. Документы с такой информацией должны храниться в структуре не менее 60 лет и обязательно соответствовать следующим критериям:

  • содержать сведения о личном счете застрахованного субъекта;
  • соответствовать определенной форме (обязательно письменной) и иметь подпись субъекта;
  • иметь свой электронный дубликат с соответствующей цифровой подписью владельца ПДн;
  • содержать все сведения о налогах и взносах, удержанных из заработной платы или иных выплат работнику в счет Пенсионного фонда;
  • подаваться руководителем предприятия в фонд социального страхования для ведения индивидуального учета граждан в системе соцстрахования.

Разрешение на использование ПДн

Непременным условием для обеспечения корректной работы со сведениями служащих является разрешение на их использование. Такое разрешение берется у субъекта ПДн оператором, в нем указываются период действия и срок отзыва этого разрешения.

Установить длительность действия разрешения можно двумя способами: обозначением конкретной даты или использованием фразы юридического характера: «Данное соглашение действует со дня его подписания и до момента отзыва этого решения».

Так сколько же все-таки должны храниться конфиденциальные сведения? данных в базе обеспечивается оператором на тот период, который необходим для использования ПДн.

Бывают ситуации, когда предприятие не использует данные непрерывно. В этом случае доступ к ним обеспечивается в любое время, когда они понадобятся. 

Также оператор обозначает конкретные действия, которые будут предприняты с ПДн по достижении конца срока их использования – обезличить или уничтожить. Обезличить информацию – значит изменить ее форму, которая не позволит распознать субъекта данных.

Обработка персональных материалов прямым образом связана с их хранением. И если использование ПДн завершается по достижении конкретной цели – оператор обязан дальше не хранить их. 

Нельзя указывать разные сроки или условия для прекращения хранения либо использования персональной информации. К примеру, когда срок хранения ПДн завершился, тоих обработка в дальнейшем проводиться не может и не должна.

Продление термина разрешения

В случае необходимости оператор может продлить срок обработки и хранения ПДн. Но для этого предприятие обязано выполнить определенные условия, изложенные в политике в отношении обработки персональных данных. Работник, чьи данные хранятся в базе, имеет право изучить этот документ.

Продление сроков использования ПДн разрешается федеральным законом только в том случае, если мотивы этих действий являются полностью законными, и если имеются веские основания для этого.

Предприятие, которое хранит ПДн сотрудников, имеет возможность выбрать автоматическое продление термина разрешения на обработку данных субъекта. При этом субъект в любое время имеет право разорвать данное разрешение.

Трудовое законодательство РФ обозначило конкретные нормы относительно сроков хранения и обработки персональных материалов трудящихся, однако само время хранения государство не устанавливает. Действует лишь одно требование – иметь доступ к данным не дольше, чем это требуется. 

Сведения о работниках предприятия обязательно прикрепляются к личному делу. Руководитель, в соответствии со ст. 87 Трудового кодекса, самостоятельно устанавливает порядок и процесс применения ПДн сотрудников. Но этот порядок ограничивается рамками законодательства РФ.

Особенности хранения бумажных документов

Информация на бумажных носителях должна храниться в сейфах предприятия. Если данные о сотрудниках обрабатываются в электронном виде – они находятся в базе данных на компьютере оператора, уполномоченного обеспечивать их безопасность.

Когда сотрудник уволен, его личное дело должно находиться в отделе кадров до окончания календарного года, после чего начальник отдела кадров проводит архивно-техническую обработку ПД и отправляет всю документацию об уволенных служащих в архив. 

Источник: https://searchinform.ru/resheniya/biznes-zadachi/zaschita-personalnykh-dannykh/hranenie-personalnyh-dannyh/srok-khraneniya-personalnykh-dannykh-rabotnika/

Обработка и хранение персональных данных в РФ. Изменения с 1 сентября 2015 года

Установленный срок хранения данных предусмотренный законом

Как следует из положений частей 2 и 3 статьи 105 Воздушного кодекса Российской Федерации, договор воздушной перевозки пассажира, договор воздушной перевозки груза или договор воздушной перевозки почты удостоверяется соответственно билетом и багажной квитанцией в случае перевозки пассажиром багажа, грузовой накладной, почтовой накладной; билет, багажная квитанция, иные документы, используемые при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, могут быть оформлены в электронном виде (электронный перевозочный документ) с размещением информации об условиях договора воздушной перевозки в автоматизированной информационной системе оформления воздушных перевозок. Таким образом, авиаперевозчикам в целях реализации вышеуказанных положений закона, требуется осуществление деятельности по обработке персональных данных пассажира в целях оформления документов, удостоверяющих заключение договора воздушной перевозки.

В соответствии со ст. 85.

1 Воздушного кодекса Российской Федерации, в целях обеспечения авиационной безопасности перевозчики обеспечивают передачу персональных данных пассажиров воздушных судов в автоматизированные централизованные базы персональных данных о пассажирах в соответствии с законодательством Российской Федерации о транспортной безопасности и законодательством Российской Федерации в области персональных данных, при международных воздушных перевозках также в уполномоченные органы иностранных государств в соответствии с международными договорами Российской Федерации или законодательством иностранных государств вылета, назначения или транзита в объеме, предусмотренном законодательством Российской Федерации, если иное не установлено международными договорами Российской Федерации. При этом следует иметь ввиду, что Российская Федерация является стороной ряда международных конвенций в области авиаперевозок, в частности, Чикагской конвенции («Конвенция о международной гражданской авиации» заключена в Чикаго 7 декабря 1944 года, вступила в силу для Российской Федерации 16 августа 2005 года – «Собрание законодательства РФ», 30.10.2006, №44) , Варшавской конвенции («Конвенция об унификации некоторых правил, касающихся международных воздушных перевозок» заключена в Варшаве 12 октября 1929 года, вступила в силу для СССР 13 февраля 1933 года, Сборник действующих договоров, соглашений и конвенций, заключенных СССР с иностранными государствами, Вып. VIII, – М., 1935, с. 326 – 339.) и Гваладахарской конвенции («Конвенция, дополнительная к Варшавской конвенции, для унификации некоторых правил, касающихся международных воздушных перевозок, осуществляемых лицом, не являющимся перевозчиком по договору» заключена в Гвадалахаре 18 сентября 1961 года, вступила в силу для СССР 21 декабря 1983 года, «Ведомости ВС СССР», 15.02.1984, №7), которые также составляют неотъемлемую часть правового регулирования деятельности авиаперевозчиков и связанных с нею информационных процессов.

Исходя из вышеизложенного, требования ч. 5 ст.

18 ФЗ «О персональных данных» не распространяются на деятельность российских, а также иностранных авиаперевозчиков в части сбора и обработки персональных данных граждан-пассажиров для целей бронирования, оформления и выдачи им авиабилетов (проездных билетов), багажных квитанций и иных перевозочных документов, так как они подпадают под исключение, предусмотренное п. 2 ч. 1 ст. 6 ФЗ «О персональных данных».

Требования ч. 5 ст.

18 ФЗ «О персональных данных» также не распространяются на деятельность лиц, действующих от имени авиаперевозчика (уполномоченный агент), деятельность которых предусмотрена пунктом 6 Общих правил воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей, утвержденных Приказом Минтранса России №82 от 28 июня 2007 года «Об утверждении Федеральных авиационных правил “Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей», а также иных лиц, в части обработки персональных данных граждан-пассажиров исключительно для целей бронирования, оформления и выдачи последним авиабилетов (проездных билетов), багажных квитанций и иных перевозочных документов, в том числе в электронном виде при внутрироссийских и международных перелетах, в случае, если вышеуказанная деятельность данных лиц предусмотрена законодательством Российской Федерации или соответствующим международным договором, в том числе для целей обеспечения авиационной безопасности.

Источник: https://digital.gov.ru/ru/personaldata/

Хранение и использование персональных данных работников

Установленный срок хранения данных предусмотренный законом
Энциклопедия МИП » Трудовые споры » Защита прав работников » Хранение и использование персональных данных работников

Чтобы обезопасить граждан от неправомерного использования личных данных трудовым законодательством разрабатываются специальные нормативные акты.

Трудовые отношения предусматривают составление специальной документации и заключение трудовых договоров, распоряжений и приказов. Обязательным условием для подписания данных бумаг является внесение достоверных личных данных сторон (инициалов, фактического адреса, сведений о рабочей квалификации, должностных обязанностях и др.).

Чтобы обезопасить граждан от неправомерного использования личных данных трудовым законодательством разрабатываются специальные нормативные акты, в которых регламентируется обработка, передача и защита информации о сотрудниках работодателем. Поэтому все работодатели обязаны соблюдать порядок хранения и использования персональных данных работников.

Хранение персональных данных работников

Специальное нормативное положение, в котором определяются правила по распоряжению личной информацией сотрудников работодателем, предусматривает соблюдение определенных требований:

  • конкретная форма, в которой хранятся личные данные сотрудников, должна соответствовать всем требованиям и полностью идентифицировать субъекта личной информации;
  • срок сохранения информации не должен превышать времени, которого будет достаточно для воплощения целей, в соответствии с которой требуется обработка;
  • данные необходимо уничтожать непосредственно после достижения всех целей, для которых была организована обработка информации;
  • информация должна быть удалена в случае отсутствия необходимости дальнейшей обработки и использования данных.

Обработка, передача и защита личных сведений сотрудников поручается ответственному оператору, который должен соблюдать все правила и специальное законодательное положение.

Если же по каким-либо причинам должностное лицо не может самостоятельно выполнять свои прямые обязанности, то он должен поручить обработку и защиту информационных данных иному сотруднику на основании официально заключенного договора.

Важнейшим условием данного документа является указание специальной обязанности, в соответствии с которой обеспечивается обработка, передача и защита личной информации при соблюдении конфиденциальности и полной безопасности. 

Кто имеет право обрабатывать и использовать персональные данные

Должностные лица, которые сталкиваются с обработкой и сохранением личной информации сотрудников, должны исполнять специальное положение. Подобные документы и правила составляются работодателем, а также чаще всего издаются в форме должностных инструкций, коллективных и индивидуальных трудовых договоров и др.

Положение или распоряжение включает правила защиты данных сотрудников, устанавливает перечень лиц, которым подлежит обработка и эксплуатация информации, срок обработки, основания и условия предоставления информации и др.    

Хранение и использование личной информации сотрудников входит в компетенцию должностных лиц, которые назначаются непосредственно работодателем.

В обязанности данных граждан входит соблюдение всех норм по обработке и распоряжению личными данными подчиненных.

Законодательными актами регламентируется срок, правила, а также перечень лиц на руководящих должностях, которые должны работать с личной информацией сотрудников:

  • главный специалист, который занимается защитой данных;
  • заместитель директора, в обязанности которого входит администрирование персоналом;
  • менеджер по управлению персоналом;
  • начальных отдела кадров.

На предприятиях и в компаниях обработка и сохранение личной информации также поручается рядовым работникам, например, бухгалтерам, инженерам по защите информации, управлению и подготовке кадров, документоводам, специалистам по защите данных и др.

Рядовые исполнительные должностные лица также сталкиваются с использованием и защитой информации в процессе выполнения своих обязанностей, например, секретари, референты, инспекторы и др., которые принимают заявления и различные документы.  

Порядок хранения персональных данных работников

Должностное лицо обязано соблюдать специальное положение, в котором регламентируется обработка, сохранение и защита личной информации, личных дел сотрудников. Правила и порядок эксплуатации должны соблюдаться стороной работодателей.  Данные лица должны обеспечить выполнение следующих функций:

  • составление и хранение первичной документации, которая издается в унифицированной форме;
  • сохранность бумаг, в которых ведется учет рабочих кадров;
  • хранение документации, в которой учитывается специфика распределения рабочего времени;
  • сохранность пакета документов, в котором ведется расчет об оплате труда рабочему персоналу.

Порядок и срок сохранения личной информации гражданских служащих определяет трудовое законодательство, а также специальное ведомственное положение.

Срок хранения

Специальное положение о сохранении и защите личной информации регламентирует срок, в пределах которого допускается использование и хранение личных данных.

Соответственно, трудовые книжки и дубликаты, которые не были забраны или в случае смерти работников, размещаются в активах предприятиях на срок до востребования.

Если же такие документы относятся к классу невостребованных бумаг, то они размещаются в архивах компаний на срок не менее пятидесяти лет.

Положение, в котором определяется специфика индивидуального учета в системе пенсионного страхования, устанавливает срок сохранения личных данных граждан работниками государственного пенсионного фонда.  Срок хранения таких бумаг составляет не менее шести лет. Данные документы должны соответствовать следующим требованиям:

  • содержать в себе какие-либо данные об индивидуальном счете лица, которое застраховано программой социального страхования;
  • быть оформлены в установленной письменной форме и заверены соответствующими подписями граждан;
  • быть представлены в электронной форме, так как юридическая сила таких документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью, при условии соблюдения законной процедуры подписания;
  • содержать в себе данные о всех страховых взносах лиц и страховом стаже граждан;
  • предоставляться работодателями в государственные заведения по пенсионному страхованию с целью индивидуального учета граждан в общей системе обязательного страхования для предоставления социальных пенсий.  

Иные документы, которые содержат в себе данные о пенсионном страховании, хранятся в архивах пенсионных учреждений не мене трех лет. Соответствующие документы подлежат уничтожению, когда срок их хранения истекает.

В таком случае уничтожение бумаг возможно исключительно после факта ознакомления застрахованным лицом со всеми данными о лицевом счете и страховом стаже.

Акты, в которых указываются случаи расследований профессиональных заболеваний должны храниться не менее 75 лет в активах государственного учреждения, которое специализируется на санитарно-эпидемиологическом надзоре и вело дело о расследовании конкретного происшествия. Работодатели должны хранить следующие документы на протяжении 45 лет с копиями и материалами расследования:

  • акты о несчастных случаях на производстве;
  • акты о несчастных случаях, которые касаются группы лиц;
  • документы о расследовании тяжелого несчастного случая;
  • бумаги о несчастных случаях сл смертельным исходом и др.

Нормативные акты о защите данных

При разработке локальных нормативных актов, которые касаются защиты личной информации сотрудников, учитывается законодательное положение, а также специфика работы предприятия. В соответствующих нормативных актах регламентируются следующие положения:

  • перечень личной информации сотрудников, которые нужны работодателю для выполнения всех трудовых обязанностей;
  • список лиц, которые имеют право получать личные данные;
  • правила хранения, обработки, передачи, защиты и предоставления личной информации;
  • должностное лицо, которое имеет право хранить персональные данные сотрудников, а также осуществлять контроль за процессом сохранения информации.

Помимо обязанностей работодателя, нормативные акты включают перечень прав и обязанностей сотрудников, которые касаются необходимости предоставления достоверной информации, а также обеспечения надежного хранения данных и соблюдения конфиденциальности. 

Кузнецов Федор Николаевич

Опыт работы в юридической сфере более 15 лет; Специализация – разрешение семейных споров, наследство, сделки с имуществом, споры о правах потребителей, уголовные дела, арбитражные процессы.

Источник: https://advokat-malov.ru/zashhita-prav-rabotnikov/hranenie-i-ispolzovanie-personalnyh-dannyh-rabotnikov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.