Журнал реестр

Реестр документов – порядок применения и правила оформления

Журнал реестр

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.

Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

  • Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
  • Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.

Назначение

Скачать образец бланка реестра документов (форма 0504053).

В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

Образец оформления реестра документов

Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

  • хранение документации;
  • учет;
  • передача либо выдача третьему лицу по требованию.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

  1. Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
  2. На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
  3. На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.

Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

Правила оформления и составления

Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:

В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

Правила ведения

Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

  • проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
  • присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
  • внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.

Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

  • если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
  • при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.

Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

  • лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
  • вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
  • необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.

и структура

Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

  • содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
  • регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
  • дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.

Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи.  Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

Преимущества использования

На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям.

Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=12416

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистриро

Журнал реестр

– Минуточку, Иван Сергеевич!– Что такое?– Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может.– Ну и бюрократ же ты, Вертер! […]– Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят. […] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры. И мы записали, что это – птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!– Это ужасно, Вертер. Ужасно…К/ф « Гостья из будущего»

Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего».

И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности.

Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

«Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил». Мы поможем вам разобраться с регистрацией[1]: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д.

Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии.

Пожалуй, приступим

Итак, нам потребуется:

  1. компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
  2. сканер;
  3. принтер;
  4. корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
  5. штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа – не беда! Напишете необходимые отметки от руки.

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп:

  1. внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
  2. договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
  3. входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
  4. исходящие официальные письма;
  5. документы, отправляемые из вашей организации.

Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:

Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации).

Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии – буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

  • Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5. 

Пояснения по столбцам:

«П/н» – порядковый номер.

«Дата» – дата документа.

«№ записки» – номер документа.

«Кому адресована/отослана» – перечень должностей и Ф.И.О. лиц, которым адресован и отослан данный документ.

«» – краткое содержание документа.

«ГИД» – должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.

«Примечание» – примечания и служебные отметки.

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:

  • Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Договоры

Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8–10. Останавливаться на нем не будем, т.к. в мартовском номере[3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Входящие документы

Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.д.

, но этим вы создадите себе лишние хлопоты, а возможно, и неприятности: например, на запрос руководителя «подобрать все полученные документы от ООО „Эдельвейс“» вы забудете просмотреть пару регистрационных журналов или, открывая большое количество разнообразных реестров и соединяя полученные путем наложения фильтров данные в единый документ, сильно затянете сроки выполнения данного вам поручения.

Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11.

Пояснения по столбцам:

«№ п/п» – номер по порядку (не путать с регистрационным номером!).

«Дата регистрации» – официальная дата регистрации.

Здесь нужно дать некоторые пояснения.

Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения. На самом деле «день получения» – это понятие несколько размытое.

Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи. За получение простого письма на почте расписываться не нужно.

Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания – и вовсе «потерять».

Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь.

В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.

«Регистрационный номер» – номер, присваиваемый данному пакету документов и проставляемый с помощью штампа «Вх. №» или от руки в правом нижнем углу каждого одностраничного документа и на первой странице многостраничного, если иное не предусмотрено инструкцией по делопроизводству организации.

Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым (это предпочтительнее, т.к. я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф – факс, ЭП – электронная почта).

Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями (например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.д.).

Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП – заказное письмо, ЦП – ценное письмо и т.д. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь.

Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Обычно перечень таких документов уточняется в беседе с руководителем компании или/и с руководителями соответствующих служб и подразделений. Например, штамп «Вх. №» можно не проставлять на следующих документах:

  • первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
  • документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);
  • международные товарные накладные CMR.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации.

Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см. эпиграф к статье).

Наш совет. Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли.

Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.

«Организация-отправитель» – наименование организации или физического лица контрагента, указанное на почтовом конверте. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, т.к. иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.

«Адрес отправителя (фактический)» – списывается с конверта.

«» – самая важная графа. Сюда аккуратно вписываем все, что пришло в этом пакете, а именно исходящие номера, даты и названия присланных документов. Если присланы копии каких-либо документов, то в скобках указываем «копия»; если эти документы являются заверенными копиями, то пишем «заверенная копия».

Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2015/registracia/

О чем нужно знать перед изданием научного журнала?

Журнал реестр

Как издать научный журнал – частый вопрос в научных сообществах, заинтересованных в успешном развитии российской и международной науки. Именно через публикации ученые получают важную для их исследований информацию и делятся результатами собственных достижений.

Создание нового журнала – задача не из легких, она требует от будущего учредителя четкого понимания алгоритма действий и пошаговых решений, а также поддержки от специалистов в разных областях знаний.

Из статьи узнаете, зачем создавать научный журнал, какой формат предпочтительней, как нужно действовать и к чему готовиться.

1. Зачем создавать научный журнал?

Научное сообщество функционирует, а его участники взаимодействуют друг с другом через публикации. Ученые узнают информацию о новых технологиях, проводимых исследованиях, достижениях в различных областях знаний из научных журналов.

Ни один исследователь не может быть профессионалом своего дела, если он не знакомится со свежими публикациями по тематикам своих и смежных дисциплин.

С другой стороны, каждая опубликованная работа служит подтверждением того, что ученый провел новое исследование или сделал открытие.

Считается, что состояние мировой науки можно оценить по качеству статей, публикуемых в изданиях. С появлением научных журналов мировому сообществу удалось объединить разные группы специалистов и связать их схожими интересами и целями. Такое нововведение привело к резкому повышению коммуникаций между научными сотрудниками и способствовало росту знаний через упрощенный обмен информацией.

Многие авторитетные издания возникли в 20 веке. Раньше это были ценные источники знаний из разных областей науки, которые сегодня потеряли былую ценность и значимость.

Все дело в старении и потере актуальности научных сообществ, которыми они были созданы.

Потребность в новых прогрессивных и специализированных источниках информации приводит к необходимости создавать новые научные журналы, которые бы удовлетворяли запросы современных сообществ.

Есть и другая веская причина, чтобы издать научный журнал – искоренить привычку недобросовестных изданий наживаться на ученых, требуя с них определенную (часто немалую) плату за публикацию материала.

У исследователей не остается выбора, особенно у соискателей, ведь публикация статей – одно из требований для защиты диссертации. А журналы, в свою очередь, пользуются этим, требуют вознаграждение за каждую статью.

Даже несмотря на то, что по требованиям ВАК аспирантов должны публиковать бесплатно.

Чтобы не препятствовать развитию науки в нашей стране, необходимо создавать новые научные журналы, которые бы функционировали в интересах ученых, а не стремились к наживе. Издатели могли бы зарабатывать на рекламе и продаже ссылок, давая возможность авторам печататься бесплатно и размещая их труды в открытом доступе.

2. Электронный или бумажный – что лучше?

Если раньше все источники информации имели вид бумажных журналов и книг, то с развитием информационных технологий все более востребованными становятся электронные библиотеки. Мировое научное сообщество постепенно перебирается в Интернет, где обмен информацией между учеными осуществляется через специализированные группы, форумы, веб-порталы.

Прежде чем решить, какой научный журнал издать – бумажный или электронный, нужно учесть, что будет лучше для авторов и читателей. У каждого вида издания есть свои особенности. Электронный журнал предпочтительнее по многим причинам:

  1. Доступ к нужному материалу из любой точки мира, где есть компьютер и интернет.
  2. Хранить информацию в электронном виде надежно – она не потеряется и через сотню лет, достаточно сделать как можно больше копий.
  3. Удобство пользования – чтобы найти нужную информацию, не нужно перечитывать множество страниц, можно воспользоваться функцией поиска по ключевым запросам.
  4. Публикацию легко скопировать с одного носителя на другой, это быстро и бесплатно.
  5. Стоимость размещения статьи в электронном журнале существенно ниже, чем в бумажном, ведь издательство не тратит деньги на печать, тиражирование, рассылку.
  6. Скорость публикации – решение о размещении статьи принимается в течение пары дней, материалы доступны читателям сразу после публикации.
  7. Контроль качества достигается не только рецензированием, как в случае с бумажными носителями, но и проверками через различные онлайн-сервисы, а еще достоверную оценку качества и обратную связь обеспечивают отзывы и комментарии читателей.

Не так давно главным недостатком электронных научных журналов была сложность признания статуса публикаций, но сегодня и эта проблема решена. Электронные издания приравниваются к печатным по значимости, их включают в списки рецензируемых.

Что касается бумажных журналов, это более привычный для многих вариант. Такое издание можно взять с собой туда, где нет доступа к интернету, его можно перелистывать, делать пометки карандашом и отмечать важные мысли.

В остальном бумажный носитель уступает электронному – стоимость публикации выше, сроки печати дольше, найти нужную информацию сложнее.

Тем не менее, большинство бумажных журналов сегодня имеет официальные сайты, которые упрощают пользование источником и делают его более доступным.

Помимо этого можно издать научный журнал сразу в двух вариантах – печатном и электронном, чтобы удовлетворить потребности всех ученых.

3. Что нужно, чтобы иметь журнал?

К научным относят журналы в электронном или бумажном виде, статьи в которых проходят рецензирование перед публикацией. В соответствии с приказом Министерства науки и образования России, к научным изданиям предъявляют особые требования:

  • содержание – в печать идут статьи, результаты исследований, обзоры и другие труды ученых;
  • тщательный подбор рецензентов – материалы перед публикацией оценивают эксперты в той же области, что и научная работа, у рецензентов должны быть выпущены статьи на схожую тему в течение 3 лет до рецензирования;
  • один экземпляр каждого выпуска обязательно отправляется в ИТАР-ТАСС или «Информрегистр»;
  • обязательная регистрация в РИНЦ и в качестве СМИ, наличие международного стандартного номера ISSN;
  • состав редколлегии и редакционный совет – состоит из 8 и более человек, имеющих степень кандидата или доктора наук и внесших значительный вклад в развитие определенной области знаний.

Процесс получения серийного номера ISSN может длиться от трех до пяти недель. При этом для бумажной и электронной версии научного журнала необходимы разные индексы. Оптимальный вариант – подавать запрос на присвоение ISSN после выпуска хотя бы одного номера, так как перед принятием решения уполномоченный орган обычно проверяет издание.

Планируя издать научный журнал, также необходимо:

  1. Придумать уникальное название и продумать концепцию.
  2. Определиться с типом издания и периодичностью его выпуска.
  3. Выбрать формат – бумажный, электронный или оба вида.
  4. Собрать группу хороших специалистов с большим опытом – редколлегию, рецензентов, верстальщиков и других. В список рецензентов не могут входить представители редколлегии.
  5. Разработать Устав научного журнала.
  6. Определиться со спонсорами и организациями, которым будет выгодно поддерживать издание материально.
  7. Попасть в электронную научную библиотеку e-library (крайне желательно).
  8. Иметь в запасе готовых материалов на выпуск как минимум двух номеров.
  9. Поставить цель – со временем попасть в престижные международные базы данных, такие как Scopus и WoS.

Лучше заранее распределить обязанности между главным редактором и редколлегией – кто будет проставлять и перепроверять УДК, ББК, кто займется вычиткой статей и так далее.

В среднем на всю процедуру уходит порядка двух-трех месяцев. Пройдя первые организационные этапы, нужно позаботиться о создании официального сайта, для чего привлекают квалифицированного программиста.

Важно тесно сотрудничать со специалистом, ставить четкие задачи, вводить в курс всех дел и говорить о своих целях, планах.

Только так удастся создать полезный и хорошо функционирующий портал, не требующий участия программиста в дальнейшем.

4. Правила регистрации журнала в качестве СМИ

Одним из требований к изданию научного журнала является необходимость зарегистрировать его в качестве СМИ. Регистрация не потребуется в том случае, если не нужно, чтобы журнал входил в ВАК. Также она необязательна, если тираж печатного издания будет составлять менее 1000 единиц.

Чтобы зарегистрировать СМИ, нужно подать в Роскомнадзор:

  • копии документов, удостоверяющих личность и место прописки учредителя;
  • копии учредительных бумаг;
  • подтверждение оплаты госпошлины;
  • для электронного журнала – копии документов, подтверждающих право пользования доменным именем сайта, с паспортными данными администратора;
  • для юрлиц – сведения о соучредителях.

Все копии документов должны быть заверены в соответствии с порядком, установленным законодательством РФ. Если регистрируется журнал в электронном и бумажном виде, подготавливается пакет бумаг в двух экземплярах.

Подавая документы на регистрацию журнала в СМИ, необходимо уделить основное значение двум моментам – периодичности изданий и языку, на котором будут публиковаться статьи.

Министерство образования и науки России установило требование, что за два года должно выйти не менее 8 выпусков журнала. В связи с этим у владельцев издательства есть два варианта:

  • выпускать по 4 журнала в год;
  • выбрать другую периодичность, соблюдая требование о выпуске 8 журналов за 2 года.

Если в первом случае все понятно, то на втором варианте нужно остановиться. К примеру, за первый год существования издательство выпускает 3 журнала. Именно такую периодичность и стоит указать при подаче документов. Тогда на следующий год периодичность должна составлять не менее 5 выпусков, иначе требования Минобрнауки не будет выполнено.

Отправьте в ведомство, зарегистрировавшее журнал в качестве СМИ, уведомление об изменении периодичности, чтобы избежать вопросов со стороны Роскомнадзора.

Образец бланка Уведомления об изменениях приведен ниже на рисунке (Источник).

Помимо периодичности, в заявлении на регистрацию СМИ указывают язык научного журнала.

Даже для русскоязычного издательства рекомендуется указывать русский и английский языки, так как к каждой статье необходимо писать ключевые слова и аннотацию на двух языках.

А также на официальном журнале каждого сайта сведения об издательстве, главном редакторе и редколлегии, контактная и другая информация приводится и на русском, и на английском.

Упустив этот момент сразу, к нему придется возвращаться позже и проходить процедуру перерегистрации, то есть вносить изменения в реестр зарегистрированных СМИ. Для этого придется заново подготавливать пакет документов, оплачивать взносы.

Перед тем как отправить бумаги в Роскомнадзор, убедитесь в том, что все подготовлено правильно:

  1. Определены права и обязанности учредителя, редакторов.
  2. Указаны условия назначения и снятия с должности главного редактора.
  3. Определены финансовые взаимоотношения между учредителем и редакцией.
  4. Обозначены последствия в случае реорганизации, ликвидации или других изменений.
  5. Устав редакции утвержден редколлегией, что подтверждено подписанным протоколом собрания.
  6. На бумагах есть необходимые подписи и печати, есть сопроводительное письмо.

Заключение

Перед тем как издать научный журнал, необходимо пройти сложный и ответственный подготовительный процесс.

Нужно четко понимать, с какой целью создается издание, кто будет его финансировать, как будет происходить взаимодействие между учеными.

До подачи документов в Роскомнадзор следует определиться с названием журнала, составом его редколлегии и рецензентов, форматом издания, периодичностью и другими важными моментами.

Только при комплексной продуктивной работе можно достичь ожидаемого результата. Заручитесь поддержкой квалифицированных специалистов, чтобы избежать ошибок и издать научный журнал, который составит конкуренцию существующим авторитетным изданиям.

Источник: https://xn--80aegcaa6cbngm5a6c1ci.xn--p1ai/izdat-nauchnyj-zhurnal/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.